Visszaélés bejelentési szabályzat

Cerbona alapelveiben megfogalmazott szabályokat, továbbá a jogszabályokat sértő magatartások bejelentéséről

1. Bevezetés

A Cerbona Élelmiszergyártó Zrt. (a továbbiakban: Társaság) a panaszokról és közérdekű bejelentésekről szóló szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: Panasz tv.) 18.§ (1) bekezdése szerinti megfelelés érdekében, a Társaság a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információk, valamint az általa belső szabályzatokban megállapított magatartási szabályok megsértésének bejelentésére visszaélés-bejelentési rendszert (a továbbiakban: bejelentési rendszer) működtet. Ezen visszaélés-bejelentési rendszer működésével, az ezekkel kapcsolatos belső eljárásrendek és szabályok meghozatala érdekében az alábbi szabályzatot (a továbbiakban: Szabályzat) hozza létre és működteti. Nem tartozik a jelen Szabályzat körébe a Cerbona termékeivel, szolgáltatásaival, promócióival és rendezvényeivel kapcsolatos kérdések és bejelentések köre. 

2. A Szabályzat célja, hatálya

2.1. A Szabályzat célja

2.1.1. A szervezeten belüli visszaélések következtében sérülhet működésének hatékonysága. A Társaság törekszik arra, hogy a működése során történő visszaéléseket mielőbb felismerje és azokat orvosolja.

2.1.2. A jelen Szabályzat célja, hogy a Társaság a működését érintő visszaélésekkel kapcsolatban egy olyan visszaélésbejelentési rendszert alakítson ki, amely a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 9. § (2) bekezdésében foglaltak betartása mellett megfelel a Panasz tv. előírásainak, és a bejelentők védelme mellett elősegíti a visszaélések megszüntetését.

A jelen Szabályzatban a Társaság kialakítja a bejelentések hatékony vizsgálatának eljárásrendjét, a bejelentő és a bejelentésben érintett személyek személyes adatainak védelme érdekében betartandó intézkedéseket, azzal a céllal, hogy közérthető módon és világosan meghatározza bejelentésvédelmi rendszerét.

Fogalom meghatározások

2.2.1. Foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi,

2.2.2. Foglalkoztató: aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat,

2.2.3. Foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.

2.2.4. Panasz: olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más – így különösen bírósági, közigazgatási – eljárás hatálya alá. A panasz javaslatot is tartalmazhat.

2.2.5. Közérdekű bejelentés: olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés javaslatot is tartalmazhat.

2.2.6. Visszaélés: bármely olyan tett vagy mulasztás, mely ellentétes a Társaságra, illetve a foglalkoztatottakra irányadó jogszabályokkal, a Társaság belső szabályzataival, ideértve különösen a jelen Szabályzat 3. pontjában meghatározott alapelveket és követelményeket.

2.3. A Szabályzat hatálya

2.3.1. A jelen Szabályzat hatálya kiterjed a Társaság tisztségviselőire, valamint — függetlenül a jogviszony jellegétől valamennyi foglalkoztatottjára [a továbbiakban együttesen: foglalkoztatottak)], továbbá mindazokra, akik a Panasz tv. 20.§ (2) bekezdése, illetve a jelen Szabályzat 5.1. pontja alapján a Társaság működése során tapasztalt visszaélések bejelentésére jogosultak.

2.3.2. A Szabályzat hatálya nem terjed ki azon panaszok vagy közérdekű bejelentések fogadására és kivizsgálására, amelyek vonatkozásában tartalmuk szerint más jogszabály szerint kijelölt szerv jogosult és köteles eljárni (pl.: bűncselekmény esetén rendőrség, bíróság).

2.3.3. Jelen Szabályzat, valamint az abban foglalt rendelkezések 2023. december 17. napján lépnek hatályba, és határozatlan ideig hatályosak. A Szabályzat módosításai a módosítások közzététele napjától hatályosak.

3. Általános alapelvek

3.1. Társaság által foglalkoztatott személyek kötelesek munkájukat a tőlük elvárható tisztességgel, a vonatkozó jogszabályoknak, munkáltatói utasításoknak és szakmai követelményeknek megfelelő gondossággal, hozzáértéssel és felelősséggel végezni. Ezzel összefüggésben a foglalkoztatottak kötelesek tartózkodni minden olyan tevékenységtől és magatartástól, mely a rájuk irányadó jogszabályokkal, továbbá a Társaság belső szabályzataival ellentétes.

A foglalkoztatottak tevékenységükkel kötelesek elősegíteni a Társaság hatékony és megfelelő működését, gazdasági céljainak elérését, jó hírnevének előmozdítását és fenntartását.

3.2. A foglalkoztatottak kötelesek minden, a munkájuk során tudomásukra jutott szakmai, üzleti és személyes vagy egyéb adatot és információt bizalmasan kezelni. Megfelelő felhatalmazás nélkül ezeket az információkat a foglakoztatott nem jogosult nyilvánosságra hozni, illetve harmadik személy(ek) tudomására hozni, kivéve, ha az Információ közlése jogszabályi vagy szakmai kötelessége.

3.3. A foglalkoztatottak tevékenységük során kötelesek együttműködni más munkavállalókkal és törekedni a jó munkakapcsolat kialakítására. Ezzel összefüggésben köteles munkatársait az általa is elvárt tisztelettel kezelni, továbbá köteles a tőle elvárható mértékben segíteni a munkatársak munkáját a rendelkezésére álló ismeretek, tapasztalatok szerint.

3.4. A foglalkoztatottaknak munkahelyi tartózkodásuk egésze során tartózkodniuk kell a munkatársak közötti hátrányos megkülönböztetéstől. A diszkrimináció tilalma különösen a vezető állású munkavállalók körében kell, hogy érvényesüljön az alkalmazási feltételek és munkafeltételek megállapítása során, az előmeneteli rendszerben, a juttatások meghatározása során, illetve a kártérítési és fegyelmi felelősség megállapítása során. A foglalkozatottak folyamatosan kötelesek tiszteletben tartani más személyek emberi méltóságát, személyiségi jogait.

3.5. A Társaság által foglalkoztatott személyek kötelesek betartani a Társaság belső szabályzataiban meghatározott magatartási követelményeket.

4. A bejelentés tárgya

4.1. A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni

5. A társaság bejelentésvédelmi rendszere

5.1. A belső visszaélés-bejelentő rendszert a Társaság saját maga, önállóan, külső közreműködő bevonása nélkül hozza létre és működteti. A Társaság a belső visszaélés-bejelentő rendszer működtetésére Keszi Ágnes HR munkatársat jelöli ki. (továbbiakban: kijelölt személy) A kijelölt személyt e faladatkör ellátásában a munkáltató nem utasíthatja, és semmilyen módon nem befolyásolhatja.

5.2. A belső visszaélés - bejelentő rendszer működésnek kereteit jelen Szabályzat határozza meg. A Szabályzat keretei között a kijelölt személy önállóan határozza meg a kivizsgálás módszerét, kiválasztja a szükség esetén meghallgatásra kerülő személyek körét. és a szükséges bizonyítási eszközöket. A vizsgálatok lefolytatására a Társaság köteles olyan elkülönített helyiséget biztosítani, ahol a meghallgatás technikai feltételei és a résztvevő személyek személyiségi jogainak védelme teljeskörűen biztosítható.

6.1. A bejelentésre jogosultak köre:

A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet:

a) a foglalkoztató által foglalkoztatott,

b) az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt,

c) a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.

6.2. A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet továbbá:

a) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,

b) a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,

c) a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,

d) a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,

e) a foglalkoztatóval az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és

f) az a személy, akinek az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt

7. A bejelentők adatszolgáltatása, illetve a rájuk vonatkozó személyesadat-kezelés

7.1. A 6. pont szerinti bejelentő a bejelentésének megtételekor kérheti, hogy személyes adatait (nevét és a beazonosításához szükséges adatokat) ne hozzák nyilvánosságra.

A bejelentés névtelenül (anonim módon), is megtehető, de névtelen bejelentés esetén a bejelentés vizsgálata mellőzhető. Névtelen bejelentés esetén a Társaság az eset összes körülményeit mérlegelve dönthet úgy, hogy a vizsgálatot mégis elrendeli.

Jogi személy bejelentő ugyanakkor a bejelentés megtételekor köteles megadni székhelyét és a bejelentést benyújtó törvényes képviselőjének nevét.

7.2. A bejelentőkre, továbbá a bejelentéssel érintett más személyekre vonatkozó személyes adatok kezelésével kapcsolatos tájékoztatást jelen Szabályzat 1. sz. mellékleteként megállapított adatkezelési tájékoztató tartalmazza.

8. A bejelentés módjai

8.1. Visszaélés bejelentésére az alábbi módokon van lehetőség:

Írásban: elektronikus úton a visszaelesbejelentes@cerbona.hu email címre megküldve.

8.2. Társaságunk részére telefonon történő bejelentésre nincs mód, tekintettel arra, hogy a telefonbeszélgetés rögzítésének technikai feltételei jelenleg nem állnak rendelkezésre.

8.3. Az írásbeli bejelentés előterjesztésének elősegítésére jelen Szabályzat 2. sz. mellékleteként „Bejelentési formanyomtatvány” minta kerül közzétételre, mely tartalmazza az eredményes, kivizsgálásra alkalmas bejelentés tartalmi követelményeit. A minta használata nem kötelező. Az írásbeli bejelentés kézhezvételéről a kijelölt személy 8 napon belül visszaigazolást küld. A visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani a Panasztörvény és jelen Szabályzat szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról.

9. A bejelentés tartalma

9.1. A bejelentés a 7.1. pontban foglaltaknak megfelelően megtehető anonim módon, illetve a bejelentő nevének és elérhetőségének megadásával is. Amennyiben a bejelentő a bejelentés során nevét és elérhetőségét nem adja meg, tudomásul veszi, hogy bejelentésének vizsgálata mellőzésre kerülhet. Erre legkésőbb a bejelentés visszaigazolásakor a bejelentő figyelmét fel kell hívni

A bejelentésben a bejelentőnek szükséges előadnia a bejelentésre való jogosultságának okát (pl. munkaviszony fennállása).

Jellemzően az alábbi információkat:

1. 1. 1. mely szervezeti egységet, kit érint a visszaélés,
      2. miben nyilvánult meg a visszaélés,
         1. 1. 3. amennyiben ismert, az visszaélés elkövetőjének beazonosíthatóságához szükséges
                  935682716.  

d) mikor történt a visszaélés,

1. 1. 5. jelenleg is folyamatban van-e a visszaélés,

Amennyiben a bejelentésnek voltak előzményei (pl. a bejelentő a visszaélést már korábban is jelezte), szükséges erről is nyilatkozni a bejelentés során.

9.3. Abban az esetben, ha a bejelentőnek a visszaéléssel kapcsolatban bármilyen dokumentum, vagy más, a bejelentését alátámasztó bizonyíték rendelkezésére áll, a kivizsgálás eredményessége érdekében javasolt ezt is csatolnia.

9.4. A bejelentés megtételekor a bejelentőnek nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi, továbbá azokról a körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak. Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.

10. A vizsgálat elrendelése vagy mellőzése

10.1. A bejelentés alapján a vizsgálat az alábbi esetekben mellőzhető:

a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,

b) a bejelentést nem a jelen Szabályzat 6. pontja szerint erre jogosult személy tette meg,

c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve

d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

10.2. Amennyiben a 9.1. pontban foglalt esetek egyike sem áll fenn, a Társaság nevében a kijelölt személy a bejelentés alapján a vizsgálatot elrendeli.

11. A bejelentés vizsgálata

11.1. Amennyiben a bejelentés vizsgálatának mellőzésére a 10. pont szerinti okból nem kerül sor, a kijelölt személy a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja.

11.2. A fenti határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól kell tájékoztatni. A bejelentés kivizsgálásának és a bejelentő szerinti erről történő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.

11.3. A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a Panasztörvény 20.§ (1) bekezdése szerinti visszaélések orvoslására.

11.4. Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről

11.5. A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a 8. pontban foglaltak szerint a bejelentésről. A bejelentésben érintett személy tájékoztatása mellőzhető, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását. Ebben az esetben a tájékoztatás később történik meg.

11.6. A Társaság a 10.2. pontban foglaltaknak megfelelően a bejelentés alapján indult eljárás egésze alatt biztosítja, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját — akár jogi képviselője útján is — bármikor kifejthesse, és bizonyítékokkal támaszthassa alá.

11.7. A Társaság a bejelentés vizsgálata során minden esetben tisztességesen, az egyenlő bánásmód követelményének és az ártatlanság vélelmének érvényesülése mellett, pártatlan és független módon jár el.

12. Vizsgálati eszközök

12.1. A bejelentés kivizsgálása során elsősorban a bejelentő által előadottakat és az általa rendelkezésre bocsátott bizonyítékokat kell értékelni. Szükség esetén a kijelölt személy meghallgathatja a bejelentéssel érintett személyeket, illetve tanukat. A bejelentéssel érintett személy(ek) és a tanúk nyilatkozata önkéntes, az semmilyen eszközzel, illetve joghátrány kilátásba helyezésével nem kényszeríthető ki.

12.2. Amennyiben a vizsgálathoz olyan társasági adatokra van szükség, amelyekkel a kijelölt személy nem rendelkezik, a hatáskörrel rendelkező munkahelyi vezető ezt köteles rendelkezésre bocsátani.

12.3. A vizsgálat során a kijelölt személy birtokába került valamennyi adat és információ szigorúan védett adatnak minősül.

Az adatokat és információkat a kijelölt személy kizárólag a vizsgálat céljára használhatja fel, ezeket mással nem oszthatja meg. A vizsgálati eszközök tartalma a vizsgálatban részt vevők (érintett, tanúk, vezető munkavállalók vagy tisztségviselők) részére csak annyiban osztható meg, amennyiben ez a vizsgálat eredményessége érdekében szükséges.

12.4. Amennyiben a kijelölt személy rendelkezésére álló vizsgálati eszközök alapján a tényállás nem deríthető fel, erről a bejelentőt haladéktalanul értesíteni kell, és javasolni kell részére, hogy amennyiben a bejelentésében foglaltakat továbbra is fenntartja, forduljon a határkörrel rendelkező állami szervek vagy bíróság felé.

13. Iratkezelés

13.1. A visszaélés- bejelentési rendszerben iratnak minősül minden, a bejelentéssel kapcsolatos írott, nyomdai úton előállított, vagy elektronikus eszközön tárolt dokumentum, a vizsgálattal kapcsolatos feljegyzések, jegyzőkönyvek, felvételek, valamint az intézkedés is.

13.2. A visszaélés-bejelentési rendszerben önálló, a Társaság iratkezelésétől elkülönült iratkezelést kell megvalósítani. Az iratok iktatását, másolását, őrzését kizárólag a kijelölt személy végezheti, e tevékenységében más nem helyettesítheti.

13.3. Az iratokat bejelentésenként elkülönítve, érkezési dátum szerinti sorrendben zárt borítékban, a borítékokat zárt szekrényben kell tárolni. Az iratszekrényhez kizárólag a kijelölt személynek lehet hozzáférése.

13.4. A bejelentéssel kapcsolatos iratokat a kivizsgálás lezártát követő öt évig kell őrizni. Ezt követően azokat jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell semmisíteni.

14. Intézkedések

A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a jogellenes cselekmény, vagy mulasztás, illetve visszaélések orvoslására.

14.1. Amennyiben a vizsgálat alapján a kijelölt személy a bejelentés megalapozatlanságát állapítja meg és további intézkedés megtétele nem szükséges, úgy az eljárást a kijelölt személy a Társaság nevében lezárja.

14.2. Ha a bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, a Társaság a kijelölt személy javaslatára az ezzel kapcsolatos eljárási szabályok betartása mellett intézkedik a feljelentés megtételéről.

14.3. Amennyiben a bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat alapján nem szolgál büntetőeljárás alapjául, ugyanakkor a vizsgálat során a kijelölt személy azt állapítja meg, hogy az jogszabályba vagy a Társaság belső szabályzatainak rendelkezésébe ütközik, intézkedési javaslatot terjeszt a hatáskörrel rendelkező munkáltatói joggyakorló, vagy a Társaság legfőbb szerve, a Felügyelőbizottság felé.

A hatáskörrel rendelkező szerv megállapítja a visszaélést elkövető személy(ek) felelősségét.

Ezen személlyel (személyekkel) szemben a Társaság, mint munkáltató munkáltatói intézkedés alkalmazására jogosult az Mt-ben és a munkaszerződésben foglaltak szerint. Amennyiben az intézkedés megbízási jogviszonyban álló személlyel szemben indokolt, úgy a vezető tisztségviselő jogosult az intézkedés meghozatalára. Vezető tisztségviselővel szemben a legfőbb szerv, vagyis a Felügyelőbizottság jogosult intézkedni.

14.4. A Társaság a bejelentés kivizsgálását követően írásban tájékoztatja a bejelentőt a vizsgálat eredményéről, valamint az általa megtett intézkedésekről.

Jelen Szabályzatban foglaltakat a 2023. évi XXV. törvény és a 2021. évi I. törvény (Mt.) rendelkezéseivel összhangban kell értelmezni.

15. Mellékletek

1. sz. melléklet Adatkezelési tájékoztató

2. sz. melléklet Bejelentési formanyomtatvány